Privacy

Privacyverklaring ClubNexus

Versie 1.6 · 2 november 2026

ClubNexus is een website en Android-app voor voetbalverenigingen, voor jeugd én senioren, op het veld en in de zaal. Trainers en staf houden er aanwezigheid, wedstrijden, speelminuten, beoordelingen, persoonlijke ontwikkelplannen (POP), oefenstof en sportmetingen in bij; coördinatoren en de Hoofdopleiding houden overzicht. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt, waarom, door wie, hoe lang, en welke rechten je hebt.

ClubNexus wordt aangeboden door RV Data Solutions (KvK 87510847). Vragen over privacy stel je via info@clubnexus.nl.

1. Wie is verantwoordelijk

De vereniging is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar spelers, staf en vrijwilligers die in ClubNexus worden vastgelegd. Zij bepaalt welke teams, spelers, accounts en functies er worden gebruikt, en op welke grondslag. ClubNexus is verwerker: wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de vereniging, volgens een verwerkersovereenkomst, en gebruiken ze niet voor eigen doeleinden, reclame of verkoop.

Voor een paar eigen verwerkingen is ClubNexus zelf verantwoordelijk: het interesseformulier, de beveiliging en het technisch beheer van de dienst (zoals logbestanden en foutregistratie), anonieme gebruiksstatistieken van de website, berichten van ClubNexus aan gebruikers en contact met beheerders van verenigingen.

Ben je speler, ouder of lid en heb je een vraag over jouw gegevens? Neem dan bij voorkeur contact op met je vereniging. Je mag ons ook mailen; wij helpen de vereniging dan om je vraag te beantwoorden.

2. Website, app en accounts

Accounts alleen op uitnodiging. Er is geen open registratie. De vereniging (of een coördinator) nodigt iemand uit per e-mail; het account wordt aangemaakt door de uitnodigingslink op de website te openen en een wachtwoord te kiezen.
Rollen: Hoofdopleiding, coördinator van één of meer afdelingen en trainer. Binnen een team is iemand hoofdtrainer, assistent-trainer, teamleider of fysio/verzorger. Iedere rol ziet alleen wat daarbij hoort: een teamleider ziet bijvoorbeeld geen beoordelingen of POP’s, en een fysio/verzorger ziet alleen de sportmetingen van zijn teams. Een team kan worden afgeschermd; dan zien ook de Hoofdopleiding of coördinatoren het niet automatisch.
Spelers met een eigen account (alleen op de website): de vereniging kan dit per team aanzetten. De trainer nodigt de speler dan uit. Een speler ziet alleen zijn eigen activiteiten, aanwezigheid, cijfers en evaluaties, en meldt zich af. Nooit gegevens van teamgenoten, beoordelingen, POP of notities.
De website bevat alle functies. De Android-app is bedoeld voor trainers en coördinatie: je logt in met hetzelfde account, maar je maakt er geen account aan, en het spelersdeel en de sportmetingen staan alleen op de website. In de app kun je bestaande oefenvormen aan een training koppelen; de oefenstofbibliotheek zelf (bekijken, downloaden, beheren) staat op de website. In de app vind je de privacyverklaring en de pagina Gegevens verwijderen onder Account › Mijn gegevens.

3. Welke gegevens

Gebruikers (staf, coördinatoren, Hoofdopleiding, spelers met een account)

naam, e-mailadres, een interne gebruikerscode, rol, vereniging, afdelingen en teams;
je wachtwoord, alleen versleuteld (gehasht) bij onze inlogdienst;
ingelogde sessies: tijdstip, IP-adres en browser- of apparaattype, om je account te beveiligen;
meldingen, of je een bericht van ClubNexus hebt gelezen, je eigen aanvragen (zoals een verwijderverzoek) en je weergavekeuze.

Spelers

naam, eventueel geboortedatum, rugnummer, positie, team en de periode waarin de speler actief is; bij een koppeling met Sportlink ook het lidnummer;
aanwezigheid per training en wedstrijd, met een algemene afmeldreden (zoals “School/studie” of “Persoonlijke omstandigheden”) en eventueel een korte opmerking, en een periode van tijdelijke afwezigheid zonder reden;
wedstrijdgegevens: opstelling, wissels, doelpunten, assists, kaarten, speelminuten en een wedstrijdverslag;
beoordelingen (scores en toelichting per onderdeel), persoonlijke ontwikkelplannen en korte notities van de staf;
evaluaties die een speler met een account zelf invult na een wedstrijd (cijfers voor plezier, inzet en gevoel, en korte antwoorden), met eventueel een reactie van de trainer;
sportmetingen (PlayerData), als de vereniging dit aanzet: testen (zoals sprint, wendbaarheid, sprongen en een bewegingstest), trainings- en wedstrijddata uit een sensor of GPS (zoals afstand, sprints en balcontacten) en, als de vereniging die metingen gebruikt, lichaamsmaten en lichaamssamenstelling (zoals lengte, gewicht en vetpercentage). Lichaamsmaten en -samenstelling zijn alleen zichtbaar voor de staf, nooit voor spelers;
voor een enkele wedstrijd een gastspeler: alleen een vrije naam.

Geen medische informatie. ClubNexus legt geen ziekte, blessures, diagnoses of behandelingen vast. Afmeldredenen zijn bewust algemeen (“Persoonlijke omstandigheden”), en bij een sportmeting wordt alleen vastgelegd dát een speler niet is gemeten, niet waarom. Vrije tekstvelden zijn niet bedoeld voor medische of andere gevoelige details; staat er toch zoiets in, dan haalt de vereniging (of wij op haar verzoek) het weg. Burgerservicenummers, adressen, foto’s van spelers en bankgegevens worden niet verwerkt.

Bestanden en koppelingen

geïmporteerde Excel- of CSV-bestanden met spelers (de ingelezen regels), rapporten en exports (PDF/Excel) die een gebruiker maakt, en oefenstof (bestanden en afbeeldingen) in de bibliotheek van de vereniging;
bij een Sportlink-koppeling: wedstrijden, uitslagen, stand en teamindeling die de vereniging uit Sportlink laat ophalen.

Technische gegevens

een logboek van wijzigingen (wie wat wanneer heeft vastgelegd of gewijzigd), voor beveiliging en controle;
foutregistratie op de server: tijdstip, een verzoekcode en een korte foutmelding. Daarin staan geen wachtwoorden, tokens of inhoud van beoordelingen en verslagen. Onze hostingpartij registreert daarnaast technische verzoekgegevens zoals IP-adres en het opgevraagde adres;
beveiligingsregistratie van inlog- en herstelpogingen en aanvraagbeperking (met IP-adres).

Interesseformulier

Naam, e-mailadres, vereniging, rol, sport en optioneel telefoonnummer, aantal teams en een bericht. Dit wordt alleen naar ons gemaild om contact met je op te nemen en niet in de app opgeslagen.

4. Waarvoor en op welke grondslag

Teambegeleiding en opleiding (aanwezigheid, wedstrijden, speelminuten, beoordelingen, POP, evaluaties, rapporten, sportmetingen): in opdracht van de vereniging. De vereniging bepaalt de grondslag, meestal de uitvoering van het lidmaatschap of haar gerechtvaardigd belang bij goede begeleiding van haar leden. Gebruikt de vereniging lichaamsmaten of lichaamssamenstelling, dan is zij ervoor verantwoordelijk dat daarvoor een geldige grondslag is, zoals uitdrukkelijke toestemming van de speler (of bij een speler jonger dan 16 jaar van een ouder).
Accounts, uitnodigingen en e-mails (uitnodigingen, wachtwoordherstel, herinneringen aan spelers om een evaluatie in te vullen): om de dienst te kunnen leveren, in opdracht van de vereniging.
Beveiliging, foutregistratie en misbruikpreventie (inloggen, logboek van wijzigingen, aanvraagbeperking): ons gerechtvaardigd belang en de wettelijke plicht om gegevens te beveiligen.
Anonieme gebruiksstatistieken van de website en berichten van ClubNexus aan gebruikers: ons gerechtvaardigd belang om de dienst te verbeteren en gebruikers te informeren.
Interesseformulier: jouw toestemming. Die kun je altijd intrekken door ons te mailen.

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats met rechtsgevolgen. Signalen in overzichten (zoals vaak afwezig of een groot verschil tussen links en rechts bij een test) zijn alleen een hulpmiddel voor de staf; de staf beslist zelf.

5. Jeugdspelers en ouders

Gegevens van jeugdspelers worden ingevoerd door de staf van de vereniging. Alleen mensen met een rol in het team, de afdeling of de opleiding zien ze, volgens hun rol. Zet de vereniging spelersaccounts aan, dan bepaalt zij wie een uitnodiging krijgt; bij spelers jonger dan 16 jaar hoort de vereniging daarvoor toestemming van een ouder of verzorger te hebben. Ouders of verzorgers van spelers jonger dan 16 jaar oefenen de rechten van hun kind uit (zie Jouw rechten).

6. LIVE en openbaar volgen

Een trainer kan een wedstrijd LIVE zetten en een link delen, bijvoorbeeld met ouders. Iedereen met de link ziet tijdens de wedstrijd de stand, de wedstrijdklok en de gebeurtenissen met alleen de voornaam van de speler. Achternamen, geboortedatums, beoordelingen en aanwezigheid zijn nooit zichtbaar. De link werkt maximaal 3 uur. Zoekmachines indexeren de pagina niet.

Om te zien hoeveel mensen meekijken, telt ClubNexus kijkers anoniem: de kijkpagina bewaart op het toestel een willekeurig nummer en meldt dat bij het openen en daarna elke 2 minuten. Er worden geen namen, accounts of IP-adressen bij opgeslagen. Kijkers kunnen anoniem applaus geven; daarvan wordt alleen het totaal per wedstrijd bijgehouden.

Als de vereniging dit heeft aangezet, kan een team ook openbaar worden gevolgd via een vaste volglink met agenda-abonnement. Daarop staan alleen de teamnaam en de wedstrijden (datum, tijd, tegenstander en locatie), en tijdens LIVE de LIVE-weergave. Er staan geen spelersnamen op, en ClubNexus slaat niets op over wie volgt. Afgeschermde teams kunnen niet openbaar worden gevolgd. Een speler met een account kan zelf een persoonlijke agendalink maken met de eigen trainingen en wedstrijden.

7. Wie ontvangt gegevens

Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet met adverteerders. De volgende dienstverleners verwerken gegevens namens ons (subverwerkers):

Neon Inc.Database, inloggen (Neon Auth) en opslag van bestandenLocatie: Frankfurt, Duitsland (EU)
Vercel Inc.Hosting van de website en de server waarmee de app praat; anonieme bezoekstatistieken van de websiteLocatie: Servers in Frankfurt, Duitsland (EU); verkeer via het wereldwijde netwerk van Vercel
STRATO GmbHVersturen en ontvangen van e-mail (uitnodigingen, wachtwoordmails, herinneringen, contact)Locatie: Duitsland (EU)

De database, de bestanden en de servers van ClubNexus staan in Frankfurt (EU). Neon en Vercel zijn Amerikaanse bedrijven en hun netwerk en ondersteuning zijn wereldwijd; toegang of doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte is daarom niet volledig uit te sluiten. Daarvoor gelden hun verwerkersovereenkomsten met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en waar van toepassing het EU-VS Data Privacy Framework.

Daarnaast gaan gegevens alleen naar anderen als de vereniging of een gebruiker daar zelf voor kiest:

Sportlink: koppelt de vereniging ClubNexus aan Sportlink, dan haalt ClubNexus met de sleutel van de vereniging wedstrijden, uitslagen en de teamindeling op. Daarbij sturen wij alleen die sleutel en teamcodes naar Sportlink.
Delen en downloaden: rapporten, exports en gedeelde links (zoals een LIVE-link of opstelling) gaan naar wie de gebruiker ze zelf stuurt of deelt.
Instanties, alleen als de wet ons daartoe verplicht.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens

Spelersgegevens (inclusief sportmetingen): de vereniging bepaalt hoe lang. Wij adviseren maximaal 2 seizoenen nadat een speler is gestopt. Wij verwijderen gegevens op verzoek van de vereniging; een seizoen archiveren is nog geen verwijderen.
Accounts: beëindigt de vereniging je toegang en ben je nergens meer actief, dan wordt je account uiterlijk 30 dagen later verwijderd. Je naam en e-mailadres worden dan vervangen door “Verwijderde gebruiker”; wat je voor de vereniging hebt vastgelegd blijft bij de vereniging. Zie Gegevens verwijderen.
Logboek van wijzigingen: maximaal 2 jaar.
Exports: de tijdelijke kopie op de server vervalt na 24 uur en wordt daarna gewist. Importbestanden: een importvoorbeeld is 30 minuten bruikbaar; de ingelezen regels blijven bij de vereniging bewaard tot zij worden verwijderd of de vereniging stopt.
Inlogpogingen en aanvraagbeperking: enkele dagen. Meldingen: zolang je account bestaat.
Technische logbestanden bij onze hostingpartij: kort, op het huidige abonnement ongeveer 1 uur.
Herstelpunten van de database (Neon, Frankfurt): op dit moment 6 uur. Bij onderhoud aan de database maken wij vooraf een tijdelijke veiligheidskopie; die wordt direct na controle van het onderhoud verwijderd.
Stopt een vereniging met ClubNexus: na een exportmogelijkheid verwijderen wij alle gegevens van die vereniging binnen 30 dagen.
Interesseformulier: tot uiterlijk 12 maanden na het laatste contact.

9. Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen, onder andere:

versleutelde verbindingen (HTTPS) en versleutelde opslag;
strikte scheiding per vereniging, afdeling, team en rol, ook afgedwongen in de database zelf (row level security);
toegang alleen via een persoonlijke uitnodiging; geen open registratie;
rollen met alleen de rechten die nodig zijn, en een logboek van wijzigingen;
beperking van inlog- en herstelpogingen, en beveiligingsheaders tegen misbruik;
geen wachtwoorden, tokens of rapportinhoud in logbestanden; geen databasewachtwoorden of andere geheimen in de app;
ontwikkelen en testen gebeurt met fictieve demogegevens, nooit met echte gegevens van verenigingen.

Bij een datalek informeren wij de vereniging zonder onredelijke vertraging, zodat zij zo nodig de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen kan informeren.

10. Cookies, statistieken en de app

Website. ClubNexus gebruikt alleen functionele cookies: om je ingelogd te houden en je weergavekeuze (licht/donker) te onthouden. In de browser worden soms gegevens tijdelijk bewaard, bijvoorbeeld LIVE-gebeurtenissen als er even geen bereik is, en het willekeurige nummer om LIVE-kijkers anoniem te tellen. Er zijn geen tracking-, analyse- of advertentiecookies, dus wij vragen geen toestemming voor cookies.

Op de website meten wij anoniem welke soorten pagina’s worden bezocht en op wat voor apparaat (Vercel Web Analytics). Dit werkt zonder cookies en zonder account- of naamgegevens; vóór het meten halen wij id’s, links en zoektermen uit het adres, zodat alleen het soort pagina overblijft (bijvoorbeeld “teampagina”). Openbare kijk- en volgpagina’s tellen niet mee. Alleen de platformbeheerder ziet de totalen.

Android-app. De app vraagt alleen toegang tot internet. Er zitten geen statistiek-, advertentie- of trackingdiensten in, geen advertentie-ID en geen locatiebepaling. De app bewaart op het toestel je inlogsessie en tijdelijke gegevens om te kunnen werken. Bestanden worden alleen opgeslagen, gedeeld of naar het klembord gekopieerd als je daar zelf voor kiest. Open je vanuit de app een pagina van de website (zoals deze privacyverklaring), dan gelden daar de regels voor de website.

11. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar te maken. Je eigen accountgegevens kun je zelf downloaden onder Account › Mijn gegevens. Gaat het om gegevens die de vereniging heeft vastgelegd, richt je verzoek dan aan de vereniging; wij helpen de vereniging binnen de wettelijke termijn van één maand. Hoe je je account of bepaalde gegevens laat verwijderen en wat er bewaard blijft, lees je op Gegevens verwijderen. Je kunt ook mailen naar info@clubnexus.nl. Ben je het niet eens met hoe er met je gegevens wordt omgegaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen en contact

Wij passen deze verklaring aan als de dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt; bij belangrijke wijzigingen informeren wij de verenigingen vooraf. Vragen? Mail info@clubnexus.nl.